Maliyet programları olmasa da olur mu?
Memnune Demirel – Gıda Mühendisi
İstemediğiniz, gerekli görmediğiniz hiçbir şey zorunlu değil. Firma sizin. İstediğiniz gibi kontrol edebilirsiniz. Duruma hep beraber iki açıdan da bakalım; kazanım ve kayıplarımız neler olabilir.
Orta ve büyük kapasiteli işletmeler üzerinden düşünelim, küçük kapasiteli tek mutfakla çalışan bir işletmeyseniz kontrolü bu programlara ihtiyaç duymadan da rahatlıkla sağlayabilir siniz.
Hayatımızdaki en önemli değerlerden biri tabii ki güven bunu istisnasız kabul ediyorum.
Fakat ticarette kayıtlara bakmadan güven odaklı hareket etmek bizi kaç adım ileriye götürür? Kayıtların kontrolü de karşınızdaki insanlara güvenmediğiniz anlamına gelmez zaten, finansal verilerinizin karşılaştırmasını ve doğrulamasını yaparsınız.
Firmanızda maliyet programlarına gerek duymadan Excel üzerinden de formüller ve tablolar oluşturarak işlemlerinizi yürütebilirsiniz. Gerçekten tüm detaylarıyla kullanabilen biri için Excel kesinlikle bir nimet birçok işlemi kolaylaştırmamıza yardımcı oluyor.
Konuyu bir ileri aşamaya taşıyıp aslında Excel de kullanmasanız olur bilgisayar maliyetini de kısalım kâğıt kalem ve hesap makinesi yeter! Demeyeceğim.
Bu durumda kazanımımız ne olacak?
Excelle çözümleyerek ekstra bir program yatırımı yapmadık.
Programdan kaynaklanan eğitim ve bu sürede geçecek iş kaybı da olmadı. Bir de adaptasyon süreci var tabii ki, her yenilik biraz sabır gerektiriyor ki sabrımızda bizde kalacak çok şükür.
Kayıplara da bakalım; ufak bir soru,
A projemizde geçen hafta ne kadar kırmızı et alımı olmuş?
Reelde ihtiyaç neymiş?
Deposunda şu anda bulunan miktar ne kadar?
İlk sorudan başlayalım cevaplamaya, bu soruya cevap verebilmek için faturalar muhasebeye ulaşmışsa oradan kontrol sağlayabilir siniz. Fatura yoksa projeyi arayarak, maille bilgi alabilirsiniz.
İkinci soru için proje menüsünü alıp basit hesaplamalarla ihtiyacı çıkarırsınız.
Son sorunun cevabı ortada projeden bilgi alınacak anlık bakılabilecek ortak veri kaydı olmadığına göre.
En az 10 proje için bu kontrolü yaptığınızı düşünelim? Harika bir zaman kaybı…
Benzer şekilde anlık maliyet kontrolü yapmak istediğinizde yine verilerin size gelmesi, fazla zaman kaybına sebep olacak.
Zamanınız çoksa diyecek sözüm tükenir, İstanbul’da yaşayan bizler zamana muhtacız, açız.
Peki, maliyet programı kullanıyoruz diyelim;
Kaybımız bir önceki durumda kazanç saydıklarımız program yatırımı yapmamış olacağız.
Tamam, eğitim olacak ama personel zaten her koşulda maliyet için bir eğitim alacak burada ekstra bir adaptasyon süreci olacak sadece.
Kazanımlarımız neler olabilir? Bu durum tamamen size bağlı.
Program satın almaya karar verdiğinizde beklentinizi tam olarak biliyor olmalısınız ki ihtiyaçlarınıza cevap verebilsin.
Her bölümün tek tek ihtiyaçlarını not alın,
Birbirleriyle iş akışında, iletişimde bulunan bölümler arasında da beyin fırtınası yapılmasını sağlayın,
Gereksiz ayrıntı ve detaylara boğulmadan isteklerinizi net görebileceğiniz uygulamaları seçmeye çalışın.
Programların önceliği muhasebe kayıtlarına yöneliktir
Bağlantılı olarak üretim, satın alma kayıtları ve finans, vs.
Detaylandırmak sizin isteklerinize göre gelişecektir.
Özellikle üretim kayıtlarınızda her bölümün taleplerine cevap vermesine özen göstermeliyiz
İş akışınızı gözünüzün önünde canlandırın ve ulaşmak istediğiniz veriler neler düşünün
Örneklendirelim;
Üretimdeyim,
Siparişlerimi hazırlayacağım
Depo kayıtları önemli
Aşçıbaşı rahatsızlandı gelemedi
Yardımcı personel reçetelere çok hâkim değil
Uygulanan reçetelerimi görebilmeliyim.
Satın almadayım,
Yıllık porselen anlaşması yapacağım
Bir önceki yıl adet bazında alımlarımı görebilmeliyim
Kırmızı ette önümüzdeki ay yine zam olacak fiyattan çok etkilenmek istemiyorum alımımın yüksek olacağı kalemlerde indirim yapılmasını talep edeceğim kullanım miktarlarını sistemde net olarak görmeliyim
İnsan kaynaklarındayım,
Personele ait tüm verileri evraklara gerek kalmadan görmek istiyorum
Yıllık zam oranını seçtiğimde yeni maaşı kendi hesaplayabilsin
Tazminat hesaplamaları için bir modül eklensin istiyorum
Muhasebedeyim;
Fatura girişi yaptığımda fiyat farklarının sistemsel uyarı vermesini istiyorum,
Operasyon yönetimindeyim;
Anlık maliyet kontrolü sağlamak istiyorum, vs.
Ve siz sevgili patron oturduğunuz yerden istediğiniz verilere anlık olarak ulaşabilmenin ve kontrolün keyfini çıkaracaksınız.
Bu ve benzeri taleplerinizi tüm bölümler bazında netleştirdikten sonra seçim yaparak program satın alabilirsiniz.
Ben genel olarak şunu söyleyebilirim firmanız 3-4 şubeye ulaştığında program kullanımına başlanmalı, Büyük bir firma olduğunuzda bu yeniliği kabul ettirip uygulamaya sokmak çok zor bir süreç olabilir. Alışkanlıklar kolay değişmiyor ne yazık ki baştan alıştırmak en güzeli.
Ben teknolojinin kolaylıklarına sırt çevirmeyi gereksiz bir inat olarak görüyorum. Eğer işlerin daha kolay yürümesini sağlayacak bir seçeneğim varsa; değerlendiririm.
Bir binanın 17. Katına korkularım yüzünden değil sadece spor yapmak istiyorsam yürüyerek çıkarım onun dışında tabii ki asansörü kullanacağım çalıştığı müddetçe…
Şimdi herkes kendi cevabını kendi bulsun ‘ olmasa da olur mu?
Sevgiyle kalın…
- Mutlu Personel mi? Müşteri mi? - Şubat 29, 2024
- Denetim var! - Ocak 3, 2024
- Kalite Nerede? - Aralık 6, 2023
Comment here