Toplu yemek sektöründe satınalma süreç yönetimi

Toplu yemek sektöründe satınalma süreç yönetimi

Gıda malzemelerinin, temizlik malzemelerinin, demirbaş malzemelerinin, bilişim ve kırtasiye malzemelerinin, piyasa araştırması yapılarak birden fazla alternatif teklif alma yöntemi ile en uygun şartlarda alımının ve ilgili noktaya teslim edilinceye kadar olan sürecinin takibine satın alma süreç yönetimi denir.

Satınalma yönetimi iş akış süreci

Proje müdürü kontrolünde, aşçıbaşı ve gıda mühendisi tarafından hazırlanan menüye ilişkin, ihtiyaç olan, gıda malzemelerinin ve sarf malzemelerin, depo sorumlusu ve gıda mühendisi tarafından, ilgili sipariş formu düzenlenerek veya satın alma sistemli program üzerinden proje müdürü onayından sonra, teslim tarihinden 10 gün önce satın alma müdürlüğüne mail ve yazışma yoluyla yazılı olarak bildirilmesi veya satın alma programlarına sipariş girişinin yapılması,
Satın alma tarafından piyasa ve fiyat araştırmalarının yapılması ve ürünlere ilişkin numune talebi ve değerlendirilmesi.
Uygun koşullar sağlandığında ilgili firmaya siparişlerin, teslim tarihleri belirtilerek verilmesi
Ürün teslimi ve ürüne ilişkin bilgilerde aksaklık yaşanmaması için, sipariş verilen firmaya ilişkin iletişim bilgilerinin, ürün markalarının, ürüne ilişkin fiyat bilgilerinin ve teslim edilebilecek uygun tarihlerin projedeki ilgililere bildirilmesi ve takibinin sağlanması.
Eksiksiz uygun içerikte teslim alınan ürünlere ilişkin, fatura ve teslim evraklarının kontrolü ve imzalı olarak merkezi satın almaya ulaştırılması,

Satınalma yöneticisi veya satınalma birimi görev ve sorumluluk alanları

Genel alımlara ilişkin piyasa araştırmalarının yapılması ve ilgili fiyatların satın alma sistemine girilmesi,
Alternatif tedarikçi sisteminin oluşturulması,
Gıda malzemelerine yönelik alternatif numune çalışmalarının yapılması,
Personel kıyafetlerine yönelik görsel çalışmaların yapılması, fiyat araştırmasının yapılması ve bütün projelerin personel kıyafetlerinin temini,
Merkezde ve projelerde oluşan demirbaş malzemeleri arızalarının giderilmesi ve bakım onarıma ilişkin fiyat araştırması yaparak, yedek parça temini ve teknik servislerin yönlendirilmesi.
Projelerdeki stokların takibinin ve ay sonu stok sayımlarının yapılmasının sağlanması ve projelerin stok yönetimi ile ilgili denetim ve kontrol mekanizmasının çalıştırılması.
Yapılacak olan bütün çalışmalar için fiyat araştırmalarının yapılması, ödeme koşullarının finans birimi ile iletişime geçilerek belirlenmesi, birim fiyat ve ödeme koşullarının muhasebe birimine yazılı olarak bildirilmesi veya ilgili sisteme işlenmesi
Aylık alım faturalarının fiyat ve sipariş miktarı kontrolleri yapılarak, ödeme şartları bilgisi ilave edilerek, merkezi muhasebeye teslim edilmesi,
Faturalarda fiyat farkları tespiti satın alma tarafından yapılarak ve fark olması durumunda ilgili fiyat farkının faturasının kesilmesi için muhasebeye bildirilmesi,
Merkezi ve bölgesel satın almada fiyatın bir noktada belirgin uygun olması halinde diğer noktalara sevk ve lojistik imkânlarının araştırılması ve teslim sürecinin sonlandırılması,
Ürünlere ilişkin aylık ya da yıllık tüketim miktarlarına ilişkin ortalama kullanım miktarlarının projelerden talep edilmesi ve çoklu alım yapılması doğrultusunda fiyat avantajlarından faydalanılması,

Sonuç olarak birim karlılığın; satın alma avantajları, ürün kullanımının kontrolü ve üretimin doğru yapılmasına bağlı olarak değişkenlik göstereceğinin bilincinde hareket edilmesi ve alırken kazanma stratejisinin benimsenmesi çok önemli bir unsurdur.

Dolayısıyla da toplu yemek firmalarında satın alma süreçlerini yönetecek kişilerin doğru belirlenmesi ve aldıkları ücreti kendilerinin kazandırabilme yetenekleri olan ve şirket karlılığına pozitif etki eden dürüst kişilerin tercih edilmesi, kısacası satın alma biriminin önemsenmesi gerekir.