Nedir?
İşletme karımızı arttırmak için işletmemizin girdilerini belirleme ve azaltma sanatı diyebiliriz. Her şeyde bir sanat bakış açısı. Benim de sorunum bu galiba. Her insan işini aşkla yapmalı diyorum.
Maliyet kontrolü işletmemizin şu anki mevcut durumunu; geçmiş bilgiler ve beklentilerle karşılaştırır çıkan sonuca göre önlem almak adına veya büyümek adına adımlar atmamızı sağlar.
Rekabetin hızla attığı dünyamızda ve sektörümüzde ayakta kalabilmek için ne yaptığımızın farkında olmalıyız.
Tabi rekabetin yanında uzun süredir içerisinde bulunduğumuz durum; maliyet kalemlerinin de neredeyse tamamında meydana gelen değişiklikler ve bunlarda meydana gelen kontrolsüz artışlar da bizi hiç olmadığımız kadar kontrollü olmaya itiyor.
Kontrolsüz bir harcama yapısıyla önümüzü görmeden ilerlemeye çalışmak çok da uzun olmayacak bir zaman diliminde alarm zillerinin çalmasına ve tökezlemeye başlamamıza sebep olacak. Kalıcı olabilmek; farkında olarak, tedbirleri alıp ilerleyerek mümkün. Düşe kalka da yol alabilirim diyebilirsiniz. İsraf kaynaklı kayıplar, yanlış satın alma sonucu yüksek maliyetli hammadde alımı, kalitesizlik maliyetleri, hırsızlık… vb. gibi gelirinize yansıması gereken fakat fark etmediğiniz için yok olup gidecek kazançlarınızın farkına bile varamadan, evet gerçekten düşe kalka ilerlemek zorunda kalabileceksiniz. Belki de iyi bir yerlere gelebilme şansını elinizin tersiyle itmiş olacaksınız.
Karlılığımızı korumak ve büyütmek için maliyet kontrolü yapmak tek kelimeyle gereklilik. İlk aşama ve önemli olan karlılığımızı korumamız ve sonrasında kontrollü bir şekilde büyümek için adımlarımızı atmaya başlamak.
Adım atmaya bütçeleme ile başlıyoruz.
Hedef bütçelerimizi oluşturmalı ve proaktif yaklaşımla önümüzü görerek ilerlemeliyiz.
Gerçekleşen fiziksel bütçemizi, beklentiyle karşılaştırdığımızda planlamanın üzerine çıkmışsak ortada bir kontrol açığı var diyebiliriz.
Tüm kalemler üzerinden geçilerek açık veren konu saptanmalı ve hızlıca önlemler alınarak ilerlemeye devam edilmelidir. Açık veren durum ne olursa olsun çok küçük veya büyük farketmez aksiyon planı geliştirmelisiniz.
Küçük olduğunu düşünerek önemsemediğiniz konular ilerleyen aylarda can sıkıcı boyutlarda büyüme eğrisi çizerek karşınıza çıkmaya devam edecektir.
Maliyet Kontrolünde Denetim Kalemlerimiz Neler;
- Hammadde maliyeti
- İş gücü maliyeti
- Yardımcı maliyetler
- Demirbaş giderleri
- Alet, ekipman maliyetleri
- Sabit genel giderler
- Tamir -bakım genel kullanım giderleri
- Cezai durumlardan kaynaklanan giderler
- Yönetim giderleri… Vb.
Uzatarak devam edebiliriz.
Tabii ki işletme maliyet kalemleri belirlenirken; her işletmenin yapısal durumuna göre ilerlenmeli ve her bir gider detaylı olarak hesaba ilave edilmeli ve gereklilik durumları gözden geçirilmelidir.
Gelelim parayı asıl kazandığımız yere
Hammaddeyi alırken ve ürünü satarken ve ikisi arasındaki hassas dengeyi korumayı başarabildiğimizde kazanırız.
Süreçlerin etkin ve düzgün yürümesi için tek ve en önemli kural ise işbirliği. Departmanlar arası etkili iletişimin sağlanıyor olması şart.
O zaman; satın alma sürecimiz maliyet kontrolünde ilk ve önemli aşamamız diyebilir miyiz?
Kesinlikle.
Satın alma işlemini doğru yaparsak kazanırız. Burada hataya başlarsak ve kontrolsüz ilerlersek sonrasında toparlayamayacağımız su götürmez bir gerçek.
Doğru ve kaliteli ürünü; uygun fiyatla ve zamanında alımını yaparak ilerlemeliyiz.
Ürettiğimiz ürün standartlarına uygun şeflerimizin ve kalite yöneticimizin de onayıyla ürünler seçilmeli ve bu aşamada en uygun fiyat araştırmasıyla gereken zamanda satın alım gerçekleşmeli.
Stok yapılarak fiyat avantajı sağlanacak ürünlerde özellikle gıda alımlarında depolama şartlarımız ve son tüketim tarihi değerlendirmesi yapılarak ilerlenmeli.
Sırf fiyat avantajını düşünerek tüketim miktarı kontrolüne ve depo şartları değerlendirilmeden yüklü hammadde alımı avantaj değil dezavantaja da dönüşebilir.
Uygun olmayan koşullarda depolama üründe kalite bozukluklarına ve dolayısıyla son ürün kalitesine etki edebilecek sorunlara, iadeler de artışlara sebep olabilecek.
Yine tüketim miktarı kontrolü olmadan alımlarda ürünler tükenmeden son tüketim tarihi gelebilecek ve yine zayi – zarar olarak hanemize eklenecek.
Satın alma yaparken kazanırız dedik fakat tüm detayları değerlendirerek etkili bir satın alma süreci kazandırır. Aksi durumda kazanç değil zararla kapatırız süreci.
Satın alma kilit bir bölüm, kontrolünüzde olmazsa kazanmayı planlarken ciddi zarara uğramanıza da sebep olabilir.
İkinci aşamada girdi kontrolümüz var. Ürünler teslim alınırken miktar, fiyat ve ürünün kalite değerlendirmeleri yapılarak teslim alınmalı .( Sipariş miktarı – irsaliye miktarı /satın alma fiyat bildirimi – irsaliye fiyat /ürün sıcaklık -ambalaj -stt kontrolü… vb ) ,
Ürünler kabul edildiğinde de, zaman kaybetmeden kalite bozulmalarına sebep olmayacak şekilde ilgili depolama alanlarına hızlıca almalıyız.
Ve sırada üretim aşamamız var;
Üretime geçtiğimizde standart reçetelerimizle ilerliyor olmalıyız. Tüm şubelerde uygulanan standart reçetelerimizin olması önemli bir konu eğer yoksa üretim hattında en önemli kontrol kriterimiz de yok demektir. Öyleyse direk yola hatalı giriş yaptık.
Üretimde hata ve aksama olmaması adına mutfak içi reçete, porsiyon, ürün standardı eğitimlerini düzenli periyodlarda gerçekleştirmeliyiz.
Üretimde yapılan hatalar da israf ve zayi olarak hanemize yazılacak .
Örneğin;
Yemeklerin yanması,
Yemeklerin yere dökülmesi,
İadeler,
Porsiyon ayarlanamaması… Vb.
Gibi israfa sebep olacak birçok personel hatasıyla karşılaşabiliriz.
Sadece program üzerinden rakamlarla değil denetimlerimizi fiziksel olarak da gerçekleştirmeliyiz.
İdeali haftada bir, maksimum iki haftada bir stok kontrolleri ve denetimleri sağlanmalı.
İdeal stok çıkışı ve fiziksel gerçekleşen stok çıkışı arasında negatif yönde oluşan fark bize israf olduğunu gösterir ve kaynağının tespit edilerek hızlı bir şekilde önlem alınmasını sağlayarak ilerlemeliyiz ki artarak zararımız devam etmesin.
Tabi ki bu konular dışında başta da belirttiğimiz bir çok maliyet kalemimiz var ;
Personel istihdamında; yeterli, kalifiye ve işe uygun eleman alımıyla, gereksiz mesailerden de kaçınarak iş gücü maliyetimizi kontrol altında tutmalıyız.
Ekipman tamir bakımlarında uygun fiyat / verimlilik / tamir masrafı -yenileme arasındaki denge gibi birçok konuyu değerlendirerek uygun çözüm yoluyla ilerlemeliyiz.
Ekipmanların bakımları konusunda da; ekipmanları kullanan personelleri eğiterek cihazların ömrünü uzatmaya yönelik çalışmalar yapmalıyız.
Cezai durumlarla karşılaşmamak adına yasal önlemleri almalı, personelleri bilgilendirmeli, eğitmeliyiz.
Küçük demirbaş kullanımlarında israfları önlemek için haftalık sayım kontrolleriyle ilerlemeli sorun gözlemlediğimizde kök nedeni bularak çözüm sağlayarak ilerlemeliyiz.
Kısaca işletmemize ait her maliyet kalemi başta da söylediğimiz gibi tek tek belirlenmeli, denetlenmeli ve sorun gözlemleniyorsa toplam maliyete etkisi minimum olacak şekilde aksiyon planlamaları yapılarak çözüm sağlayıcı yönde ilerlemeliyiz.
Maliyet kontrolü küçük veya büyük her işletmede muhakkak yapılmalı.
Tek şubeli bir işletme için bile buna zaman ayırarak gerekirse kendiniz kontrolü sağlamalısınız.
Büyük işletmelerde ve büyüme eğrisi içerisinde olanlarda ise daha kapsamlı ilerlemeli denetim ekibini de içeren bir ekip oluşturmalıyız.
Sevgiyle Kalın
- Mutlu Personel mi? Müşteri mi? - Şubat 29, 2024
- Denetim var! - Ocak 3, 2024
- Kalite Nerede? - Aralık 6, 2023
Comment here