İç denetim işletmemizin hedeflerine ulaşması ve misyonlarını gerçekleştirmesi; bu yolda ilerlerken önümüze çıkabilecek belirsizliklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanan bir süreçtir. Sürekli değişen çevre koşulları, hizmet alanların talepleri ve öncelikleri ile gelecekte ortaya çıkabilecek tehdit unsuru olan veya fırsat yaratabilecekunsurlarla başa çıkabilmemiz için yönetimimizi ve personellerimizi güçlendirmemize yardım eder.
Kısaca destekleyici ve geliştirici, eğitici yönleri kuvvetli bir departman olmalıdır.
Eğer bir hedefimiz ulaşmak istediğimiz amaçlarımız varsa rutin iç denetimlerin aksatılmaması gerekir.
Hepimiz artık teknolojiden faydalanıyoruz, girdi kontroller düzenli yapılıyor fatura girişlerimiz tamam, ürün reçetelelendirme var üretimler programda aksatılmadan ilerliyor. Kasalar ve satışlar günlük kontrol ediliyor bildirimler merkeze ulaşıyor. İstediğimizde anlık stok verilerine ulaşabiliyoruz.
Görünürde bir hata yok gibi.
Fakat matematikteki önemli kurallardan biri kendi sağlamamızı yapmamızdır,
ve matematik hayatın ta kendisi…
Birkaç şubesi olan küçük bir işletmeysek iç denetimler de yeterli olacaktır.
Depo stok ve üretim kayıtlarını en az ayda bir olmak üzere, iç denetimle kontrol etmemiz şart.
Ortak bağlantıda hammadde giriş ve yemek satış kayıtlarının muhasebe girişlerinden de teyit edilmesi, satın alma tedarikçi fatura fiyat kontrollerinin yapılması, ara kontrollerle kasa tutarlılığının takibi ve finans tarafındaki kontrolleri de aksatmamamız gerekiyor.
Firmamız büyümeye başladığında iç denetim mekanizmamızın da denetlenmesi durumu ortaya çıkmalı. İç denetim sürecinin de işletmemiz kadar kendini geliştirmeye ihtiyacı olacak.
Bu durumda bağımsız bir denetleme firmasından destek alınması ve uygun bir rutinle kendi kendimizi denetletmemiz bize işi ne kadar doğru yaptığınız konusunda bir ayna olacaktır.
İç kontrollerde görev alacak personellerin şirket hiyerarşisinde bağımsız bir alanda kalması çok önemli. Denetlenecek diğer birimlerle alt üst veya paralel bir ilişkide olması bağımsızlık ve güvenilirlik ilkelerine aykırılık oluşturacak.
Denetimlerde amacımız ne olmalı?
- Objektif bilgi sağlamak,
- Mevcut faaliyetleri iyileştirip, geliştirilmesi yönünde aksiyon almak, aldırmak.
- Güvenilirliğimizi ortaya koymak .
- Hedeflerimize ulaşırken adımları daha sağlam atmamızı sağlamak.
- Hata oranını düşürmek.% de hesaplamalardan binde , on binde veya düşük sevilerde hesaplamalara kadar azaltmak için çalışmalar yapmak.
- Müşteri memnuniyet oranını sürekli arttırmak.
- Amaçlarımız hedeflerimize göre şekillenip uzayacak tabii ki.
Fakat uygulamada genel olarak denetim ekibinin yaptığı hatalar neler?
- Ben merkezli düşünmek!
- Karşı tarafta mümkün olduğunca çok hata bulmaya çalışmak !!!
Ve bu yolla kendi değerimizi arttırma çabasına girmek.
- Denetimin asıl amacından tamamen uzaklaşıp, denetlenen birimlerdeki çalışanların motivasyonlarını alt üst etmek.
Biraz da bu yüzden denetimleri korkulu rüya olarak gördüğümüz bir gerçek.
En başta galiba iç denetimin amacını yanlış öğretiyoruzya da biz bile tam anlamıyoruz.
İç denetimleri hata bulmak için değil iyileştirmek için yaptığımızı tam olarak anlatamayışımızdan kaynaklanıyor olabilir bu durum. Ne en başta bu denetimde görevlendirdiğimiz kişiler olabiliyor anlamayan taraf bu durumda da sürekli iyileştirme hedefi yerine yerinde sayan bir departmanın ötesine gidemeyebiliyoruz. insanlara hata bulduklarında gerçekten önemli bir şey yaptıkları hissi verilmemeli.
Hata bulmak değil o hatanın önlenmesi için yapılabilcek aksiyonlar konusunda alternatifler sunabilmek önemli. O zaman işte gerçek bir iç denetçi olabilmişimdir.
İç Denetim Ekibi olarak Yapmamız gerekenler neler?
- Denetlenen birimleri tenkit etmek yerine motive edici ve gelişmelerine yönelik katkı sağlayıcı bir tavır içerisinde olmalıyız.
- Amacımız zaten hata aramak değil sistemin doğru işleyip işlemediğini kontrol etmek, işlemeyen kısımlar için iyileştirici öneriler sunarak sistemi geliştirmek, desteklemek.
- Tarafsız bir gözle inceleme yapıyor olmamız gerekiyor, kişisel hırslar, duygular denetim kimliğimize yansımamalı, önyargısız bakmalıyız.
- Denetlemeye gittiğimiz birimler, şubeler bizleri gördüklerinde yine hata sensörleri geldi gözüyle bakmamalı.J Ortak bir payda için çalıştığımızı bilerek bizi destekleyen yanlarını açığa çıkarabilmeliyiz.
Aynı geminin dümenini çevirmeye çalıştığımızı unutmamalıyız.
Küçük bir denetim gününü canlandıralım hep birlikte ;
Günlük programımıza uygun şubeyegittik diyelim;
Aaa oda ne! Gittiğimiz saat galiba şube biraz yoğun(?) ,o gün şans işte bir de organizasyonvarmış. Yönetici bize sadece bir merhaba dedikten sonra yanımıza bir saat boyunca uğrayamadı, ne münasebet!
Ama biz denetime geldik, bu ilgisizlik de ne böyle. Sıradan bir gün işte yoğunmuş kimi kandırıyor?.(aklımızdaki deli sorular bizi kışkırtıyor. Bu konuyu ayrıca yönetime rapor etmeliyiz diye geçiriyoruz içimizden.
Depoları saymaya başlayalım o zaman deyip işe başlıyoruzşube müdürünü beklemeden.
Pirinçte 45 kg eksik var. Bugünkü menüde de görünmüyor.
Piliç fileto 32 kg eksik, sarf malzemeler günlük düşülmemiş galiba peçetelerde 2 koli fazla var kayıtlara göre, vb. listemiz uzayıp gidiyor. Tüm detayları yazıyoruz atlamadan burası tamam. Raporlara yazıyoruz bazen konunun muhatabına açıklama sorma gereği bile duymuyoruz belki başka bir alanda ürünler görmediğimiz gibi bir açıklaması da olabilir. Sorduğumuzda da genelde hesap sorar bir tavrımız oluyor.
Şube müdürü yanımıza gelip kusura bakmayın dün akşam soğumaya bırakılan tatlılar ufak bir kazaya uğramış müşteriyle onun değişimi konusunda görüşme yapmam gerekti , aynı zamanda organizasyonda olacak onunla ilgili de bir iki konu vardı sizi bekletmek zorunda kaldım diyor.Ne kadar kibar ve naif halbuki.
Biz bu sefer başlıyoruz; Tatlılar nasıl bozuldu, neden önlemler alınmadı? (Kabalığa devam)
İçimizden geçiriyoruz buda rapor kayıtlarına alınmalı (yaşasın bir hata daha bulduk)
Bazen hızımızı alamıyor öğlen yemeğini yetiştirmeye çalışan aşçıyı da konuya dahil ediyoruz.
Adamın motivasyonu alt üst oldu. Şimdi öğlen çıkan yemek lezzetsiz olursa suçlu kim?
Müşteri memnuniyet odaklı bir iş yapıyoruz. Kabul edelim müşteri varsa varız yoksa dükkânı açmaya gerek kalmaz. Ve onlara sunum yaptığımız 2 veya 3 saat o günün özeti. Teşekkürler ve şikayetler yedikleri yemekle ve onlara ne hissettirdiğiyle alakalı.
Yemek pişirmek mutlulukla yapıldığında en özel lezzetine ulaşır. Aşçının tüm motivasyonunu bozup onu gerdikten sonra nasıl güzel bir lezzet sunmasını bekleyebiliriz.
Yada şubemüdürü biraz sonra müşterinin karşısında yemek sunumunu yapacak,yaptıracak ve geri dönüşleri alacak. Bizim sayemizde tüm yüz mimikleri gerildi .Hadi bakalım gülümsesin nasıl olacaksa.
Onu da nasıl olsa ayrıca rapor edebiliriz.
Evet iç denetim kesinlikle yapılmalı ama amacına uygun .
En başa dönelim, tatlı bozuldu diyerek yanımıza gelen şube müdürüne nasıl bozuldu, önlem neden alınmıyor soruları yerine, konunun çözümlenip çözümlenmediğini sormak daha yapıcı olacak ki zaten o esnada ilk öncelik müşteri tarafında konunun çözümlenmiş olması. Şube müdürü zaten bozulma sebebini bizimle paylaşacaktır. Biz onların amiri değiliz biz onlarla birlikte işletmeyi nasıl daha ileriye taşıyabiliriz ortak paydasıyla ilerleyen bir destek departmanız.
Denetime gittiğimiz şubede o günkü önceliğin yemek sunumları ve müşteri memnuniyeti olduğunu unutmadan ve çalışanların motivasyonlarını yüksek tutmalarına yardımcı olarak işimizi yaptığımızda bizde onlarda bu işten keyif almaya başlıyor olacağız.
Her insanın içerisindeki iyilik ve kötülük eşit olduğunda aslında gerçekten eşit sayılabiliriz
İnsanoğlu yaşamı boyunca hırslarına yenik düşmüştür.
Tüm kayıplarının sebebi ne yazık ki yine kendisi olmuştur.
Başkalarını suçlamak sadece gerçeklerden kaçmamıza yardım eder , bu hayatımız boyunca aynı hataların tekrarından başka bir işe yaramayacaktır.
Sevgiyle kalın …
- Mutlu Personel mi? Müşteri mi? - Şubat 29, 2024
- Denetim var! - Ocak 3, 2024
- Kalite Nerede? - Aralık 6, 2023
Comment here